利用者別案内

各種事務手続等

各種事務手続きについてご案内します。

図書等を購入する(公費)

図書等を公費で購入する場合の事務手続きについてご案内します。

図書・雑誌(定期購読以外)の購入について

1.購入依頼

  • 各部局で使用する図書または雑誌(定期購読以外)を公費で購入する場合は、発生源入力システムを利用して購入依頼を行います。
    雑誌の定期購読については、図書学術情報室学術情報係へお問い合わせください。

発生源入力システムの利用方法はこちらをご覧ください。

2.発注

  • 教職員の購入依頼を受け、図書学術情報室学術情報係が取引業者に発注をします。

3.検収

  • 購入した図書等は図書学術情報室学術情報係が納品の確認をし、検収を行います。 その際に、当該図書等を備品(図書)または消耗品(図書費)に分類します。
    備品・消耗品の区別は図書検収基準を基に しておりますが、使用方法の違い等により必ずしも当てはまらないものもございます。
    基準では備品(図書)に該当するが、 書き込みや繰り返しの使用等により長期間の保存が難しい図書等消耗品(図書費)として区分すべき図書については、発生源入力システムの購入依頼の際に特記事項にその旨記載願います。

図書検収基準はこちらをご覧ください。

4.納品

  • 図書学術情報室学術情報係で検収後、消耗品はそのまま、備品は蔵書印及び管理ラベルを 貼付後に各教職員へ受領書と共に図書を送付します。教職員は図書等を受領した際に図書と共に送付された受領書に押印し、 受領書を図書学術情報室学術情報係へ提出してください。
  • 研究室等に直接図書が送付されてきた場合は、図書等及び請求書・納品書等の書類を図書学術情報室学術情報係へ送付願います。 受領後、図書学術情報室学術情報係で検収し、消耗品はそのまま、備品は蔵書印及び管理ラベルを 貼付後に各教職員へ受領書と共に図書を送付します。教職員は図書等を受領した際に図書と共に送付された受領書に押印し、 受領書を図書学術情報室学術情報係へ提出してください。

5.支払

  • 納品書・請求書を受理した後、図書学術情報室学術情報係で支払処理を行います。請求書受理後翌月末までには取引業者に支払います。

上記、1.購入依頼から5.支払までの購入手続きの略図はこちらをご覧ください。

6.その他

  • 検収時に備品として登録された図書について、異動・退職時や使用しなくなったという場合は、図書館に返納していただくこととなります。 また、国立大学情報研究所の全国規模の総合目録データベースNACSIS-CATに登録されており、全国の大学等の教育研究機関で貸出・文献複写等の相互利用に貢献するよう文科省から指導されています。 そのため、資料の管理については、十分に配慮を行っていただき、他大学等からの貸出、複写の要望があった場合には、研究に差し支えない 範囲でできる限りご協力をお願いします。
  • 論文別刷代金について、掲載料または投稿料が同一の請求書で請求されている場合は、経理課調達係にて支払処理をします。 別刷代金のみの場合は図書学術情報室で支払処理をします。不明な場合は、図書学術情報室学術情報係(内線5186)までお問い合わせください。

継続図書の購入について

図書のうち、シリーズや全集として出版される書籍について継続的に購入したい場合は、物品請求システムは 利用せず、継続図書の購入として下記の様式に必要事項を記入の上、図書学術情報室学術情報係へご提出ください。 継続図書の場合は、該当の図書が出版されると自動的に納品及び予算差引がされます。

継続図書新規購入申込書様式(PDF) (WORD)

新聞・事務用定期刊行物等の購入について

新聞・事務用定期刊行物等の購入については、随時申し込み可能ですので購入等の希望がありましたら、 下記の様式に必要事項を記載の上、図書学術情報室学術情報係までご提出ください。基本的には、1年間の継続を 基本としており、更新時期に図書学術情報室学術情報係から継続等の照会を行っております。契約期間中の購読中止等については、 ご相談ください。契約内容により、契約期間中の購読中止が出来ない場合があります。

新聞・事務用定期刊行物等新規購入申込書様式(PDF) (WORD)

図書等の立替払について

1.制度・趣旨について

  • いわゆる立替払については、会計規則上明文化されているものではありません。しかし。次の要件に該当し、 かつ、通常の契約手続きを執っていたのでは、教育研究上著しく支障が生じるような場合について、一時的な便宜措置として立替払を 認めています。

    ①学会の資料代等軽微な物で、経理責任者(事務局長)が立替払として承認しても弊害を生じない程度のものであること。
    ②通常立替払をしなければ教育研究等に業務に支障を生じること。
    ③図書学術情報室長にあらかじめ承認を得ていること。
    以上の要件に該当し立替払として取り扱われる事例として、次のものが挙げられます。
    (緊急やむを得ない場合かつ業務上運営上必要な場合に限ります。)

  • 【事例】
  • 別刷印刷代
  • 講習会・研修会等のテキスト代
  • 学会等の資料代
  • 出張先で教育研究上やむを得ず必要となる資料代
  • 論文等電子媒体資料のダウンロード料金
  • 一般流通経路からの入手ができない資料の場合や請求書が徴収できない業者から購入する場合で、
    クレジットカードまたは現金の取引でなければ支出できない場合

これらの事例のほかに立替払をしなければならない場合は、事前に図書学術情報室学術情報係(内線5186)に連絡し、 立替払を行う事の承諾を得てください。また、出張中など緊急やむを得ない場合に限り、事後に承諾を得てください。

2.立替払請求可能な期間について

  • 原則として、立替払をした日(カード払の場合は利用明細到着日。引落日以前でも可。)から1ヵ月以内に 請求してください。ただし、年度をまたいでの請求は原則としてできません。(3月にカードで支払を行い、利用明細が4月に到着した場合は、 利用明細到着日の年度で請求してください。)年度末に立替払をした場合は、翌年度の4月5日(当日が休日の場合は翌業務日)までに、 立替払請求書などを図書学術情報室学術情報係へ提出してください。(その後に提出されても支払うことはできません。)
  • 立替払をした場合は、立替払をした年度の予算から差し引くこととなります。

3.手続きについて

  • 立替払をした場合は、以下の通りに手続きをしてください。

    ①立替:立替払をした場合は、領収書など支出した金額が判明するものを受領してください。
    ②システム入力:予算残額把握のために発生源入力システム(経費精算申請)へ入力をお願いいたします。

    立替払時の発生源入力システム(経費精算申請)の利用方法はこちらをご覧ください。

    ③請求:立替払を請求する場合は、以下の書類及び購入した資料を図書学術情報室学術情報係へ提出してください。なお、 支出内容が以下の書類で特定できない場合は、支出内容を特定できる書類を添付してください。

    【必要書類】

  • 立替払請求書
  • 領収書、レシート、振込明細表、クレジットカードの明細書など
  • 支出した金額を確認できる書面(注文確認メールの写し・納品書等)

立替払請求書様式(PDF) (WORD)

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雑誌・電子ジャーナル・データベースを購入する

新規に雑誌や電子ジャーナル、データベースを購入、契約したい場合は、図書学術情報室学術情報係までご連絡ください。

外国雑誌、電子ジャーナルの購入

例年、毎年7月頃に次年の新規購入希望調査を行います。(外国雑誌についてはその契約性質上、原則購読予約が必要であり、かつ見積り合わせも行うため、年に一度購入希望を募り契約事務を行っております。)
詳しくは、図書学術情報室学術情報係までお問い合わせください。

    [外国雑誌新規購入希望調査票]

和雑誌の購入

和雑誌の購入依頼は通年受け付けております。ご希望の場合は下記「和雑誌等新規購入希望調査票」を図書学術情報室学術情報係までお送りください。リンコム等で必要事項をご連絡いただいても結構です。

    [和雑誌等新規購入希望調査票]

複数研究者や学科全体等で利用する電子ジャーナル、データベース

複数研究者や学科全体等で利用する電子ジャーナル、データベースについては、以下の趣旨に沿うものでかつ選定対象に当てはまるものについては、図書館共通経費による購入候補とすることができます。なお、選定対象公募は毎年4月頃年1回行っています。
詳しくはこちらの「電子的学術情報資源(電子情報資源)の選定について」をご覧ください。

<概略>
本学の学術研究基盤を強化し、研究の成果目標である学術論文誌、国際学術集会等での発表を推進するため、学科や研究者グループからの申請に基づき、図書館委員会において電子情報資源を選定します。
図書館経費支出とする選定対象をその性格によりA群、B群に分け、それぞれ選定しています。ご希望の場合は、上記「電子的学術情報資源(電子情報資源)の選定について」をご覧いただき、ご不明な点は図書学術情報室学術情報係までお問い合わせください。

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紀要関連

  • 投稿申込書 (PDF) / (WORD)
  • 投稿要領 (PDF)
  • 執筆要領 (PDF)
  • 執筆要領に基づいた見本
       日本語 (PDF) / 英語(PDF)
  • 執筆要領に基づいたテンプレート
       日本語 (WORD) / 英語(WORD)
  • 著作権譲渡書
       日本語 (PDF) / 英語(PDF)
  • 室蘭工業大学紀要編纂規則(室工大規則第98号) (PDF)

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学習用図書選定関連

学習図書の選定リストをこちらで公開しています。(図書館委員会の委員が選定の際に、前年度のリストを参考となるようにとの意図から)

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